TERMS OF REFERENCE

Hiring Office:

UNFPA-COTE D’IVOIRE

Purpose of consultancy:

Le Fonds des Nations Unies pour la Population, dans le cadre de l’accélération de la réalisation des 3 résultats transformateurs (3RT) qui sont de mettre fin aux décès maternels, aux besoins non satisfaits en PF et aux VBGs et autres pratiques, se propose de contribuer au renforcement des capacités des jeunes et de les aider à réaliser leur potentiel humain (intellectuel, professionnel, social et économique).

En Côte d'Ivoire 75,6 % de la population totale a moins de 35 ans, soit un peu plus de 3 personnes sur 4. En considérant que la population jeune est la cheville ouvrière de la création de la richesse, il est important que le pays investisse davantage dans la potentialisation des jeunes afin d’impulser durablement le développement du pays.. Cela suppose un encadrement adapté à leurs besoins spécifiques, et la création d’emplois décents à leur profit...

C’est dans cette perspective que le Fonds des Nations Unies pour la Population (UNFPA) Côte d’Ivoire dans le cadre de sa politique d’autonomisation des jeunes se propose d’offrir aux étudiants en fin de cycle, des opportunités de stage et de perfectionnement dans les domaines techniques (SR/PF, SRAJ, VBG, prévention VIH, de suivi, en collecte des données, communication et innovation, etc.) afin de leur permettre de se familiariser avec son Mandat et de se préparer à la vie active.

L'objectif du programme de stages est de fournir aux étudiants et jeunes diplômés, issus de formations académiques diverses, une opportunité d’exposition aux questions de développement et une expérience directe de l'environnement de travail quotidien de l'UNFPA.

De façon spécifique, ce programme vise à :

176. Renforcer les capacités en ressources humaines des différentes unités du Bureau pays pour impulser une dynamique d’innovation dans la mise en œuvre des activités du huitième programme de coopération ;
176. Offrir aux étudiants en fin de cycle, des opportunités de stage et de perfectionnement et la possibilité d'acquérir et de développer leur capacité à travailler dans un environnement international ;
176. Mettre en place un pool de jeunes champions sur les thématiques relatives au mandat de l’UNFPA. Un roster sera constitué et permettra de remplacer le désistement ou le départ d’un stagiaire afin d’assurer la continuité de l’appui au programme à UNFPA.

Scope of work:

(Description of services, activities, or outputs)

Sous la Direction Générale de la Représentante Résidente de l’UNFPA et la coordination du Représentant Adjoint de l’UNFPA-Côte d’Ivoire, le/la Stagiaire travaillera sous la supervision directe du Chef d’unité et aura à réaliser les tâches suivantes :

Programme : SR/PF, SRAJ, VBG, Suivi Evaluation, P&D

Au terme de leur stages les stagiaires auront acquis les compétences suivantes sans êtres exhaustif

• • Lecture critique d’un organigramme et comprendre l’organigramme du Bureau ;
  • Travailler en équipe ;
  • Préparer une réunion et élaborer le compte rendu ;
  • Elaborer des canevas de travail ;
  • Rédiger des notes techniques : termes de références, mémo, fiches synoptiques, présentations etc.
  • Comprendre le processus de gestion des ressources de l’Organisation ;
  • Comprendre les différents programmes de SR (Santé maternelle, Fistule obstétricale, SRJA, PF, Chaînes d’approvisionnement en produits de SR, Genre et droits humains, lutte contre les VBG)
  • Analyse des requêtes reçues des partenaires et assurer le suivi des courrier-réponses ;
  • Préparer les dossiers relatifs à la réalisation des activités : élaboration des termes de référence, déroulement de l’activité sur le terrain, préparation des
  • Organisation des activités de mobilisation sociale et communautaire en SR/PF, SRAJ, VBG, mobilisation des groupes spécifiques (adolescents et jeunes, femmes, leaders communautaires, guides religieux, associations et groupements masculin, féminins).
  • Contribuer à la réalisation des activités au niveau communautaire ;
  • Participer aux activités de suivi sur le terrain et de supervision des acteurs ;
  • Elaboration des FACE et des rapports
  • Comprendre le dispositif de suivi des activités et contribuer au suivi des activités du PTA DEX et les activités des IPs ;
  • Analyse des rapports d’activités soumis dans le cadre de la mise en œuvre du PTA DEX et par les IPs ;
  • Vérifier la régularité et la complétude des dossiers de finalisation des activités réalisées (paiement mobile money, rapports, F10, etc..) ;
  • Assurer le suivi des signatures des différents mémos des activités du PTA ;

Communication :

• • Apprendre à développer un plan média ;
  • Apprendre à élaborer le contenu des spots de communication et des supports de visibilité de l’UNFPA ;
  • Apprendre à produire des dossiers de presse (avis aux médias, communiqué de presse) et la relation presse ;
  • Apprendre à rédiger des discours, des articles, des histoires de vie et à organiser des points de presse ;
  • Accompagner le spécialiste en communication à assurer la visibilité des interventions de l’UNFPA sur le site web et les médias sociaux ;
  •  Effectuer toutes les autres tâches pertinentes pour son perfectionnement.

Logistique /Achat :

• • Apprendre à faire les analyses des cotations reçues par les différents prestataires 
  • Apprendre la vérification de la régularité et la complétude des factures avant les RECEIPT ;
  • Apprendre à Elaborer les différents mémos (réparation des véhicules, achats, travaux de services généraux);
  • Appuyer dans la gestion du stock des fournitures de Bureaux ;
  • Appuyer la logistique dans la tenue des fiches de stocks
  • Faire les rapports d’inspection et de réception des colis
  • Pouvoir Analyser une Edition de Contrôle en vue de soumettre les franchises en EXO Douane.
  • Appuyé la logistique dans la réception des articles commandés
  • Faire le classement des dossiers de transits ;
  • Collecter auprès du chef parc auto, les différentes pièces pour constituer les fonds des dossiers des demandes de carburant ;
  • Appuyer le suivi des signatures des différents mémos (transit et travaux);
  • Appuyer l’archivage des fiches d’expédition et de réception des articles ;
  • Effectuer toutes les autres tâches pertinentes pour son perfectionnement.

Ressources Humaines :

• • Lire et comprendre les procédures de recrutement SC, FTA, IC
  • Contribuer à la conduite des processus de recrutement (préparation des avis de recrutement, rédaction du PV de recrutement, appuyer à la mise en place de la logistique) ;
  • Appuyer l’établissement du plan de formation ;
  • Appuyer l’établissement du plan de congé ;
  • Contribuer à la rédaction de rapport de réunion ;
  • Appuyer la mise à jour mensuelle de la liste du personnel ;
  • Mettre à jour la liste téléphonique du personnel en faisant le suivi auprès du personnel par appel ;
  • Préparer les courriers de routine de gestion des puces téléphoniques Orange/MTN selon les besoins ;
  • Faire le suivi pour la mise à jour du Global Directory au 5 du mois.
  • Faire le pointage de présence chaque jour du personnel
  • Effectuer toutes les autres tâches pertinentes pour son perfectionnement.
  • Etablir un plan de travail au regard des taches ci-dessus.

Finance :

• • Appuyer à la revue des eFACE des partenaires d’exécution
  • Appuyer l’analyse des rapports financiers et pièces comptables relatives aux OFA (Avances de fonds accordées aux partenaires) ;
  • Assurer le traitement des F10 de remboursement en s'assurant de la complétude des dossiers
  • Assurer l'archivage des pièces comptables (F10, vouchers, justificatifs de carburant, etc.).
  • Appuyer la vérification des factures avant paiement ;
  • Appuyer le suivi du Dashboard (PO, REQ et Vouchers)
  • Appuyer l’analyse des pièces justificatives du carburant ;
  • Appuyer à la constitution des dossiers pour les transferts par Mobile Money
  • Appuyer à la réception et l’analyse des pièces justificatives des paiements par Mobile Money.
  • Appuyer à la vérification de la qualité des pièces comptables des petites caisses
  • Appuyer les finances dans toute autre tâche.
  • Effectuer toutes les autres tâches pertinentes pour son perfectionnement.

ICT

• • Exécuter des tâches d’helpdesk,
  • Configurer des applications métiers sur les nouveaux postes de travail,
  • Suivi du fonctionnement efficace des matériels informatiques et logiciels du bureau,
  • Relever, analyser et diagnostiquer les alarmes réseau en vue de la maintenance,
  • Effectuer les maintenances préventives des équipements Informatiques,
  • Effectuer les sauvegardes et récupérations des fichiers du réseau,
  • Tenir à jour un inventaire du matériel informatique et des logiciels,
  • Faire le suivi des prestataires à l’UNFPA,
  • Organiser et suivre les opérations de réception,
  • Suppléer l’ICT pendant ses déplacements sur les bureaux décentralisés et congés,
  • Mettre en forme le procès-verbal d'intervention (date et détails de l'intervention) et archiver ("trouble picking"),
  • Gérer les plateformes techniques dédiées pour les réunions en lignes (Zoom, Google Meet, MS Team,  …etc).

Duration and working schedule:

• • Trois mois (03) renouvelable une fois

Place where services are to be delivered:

• • Abidjan, Guiglo, Bouaké, Bondoukou–Côte d’Ivoire

Delivery dates and how work will be delivered (e.g. electronic, hard copy etc.):

• • Rapport de stage (version numérique et papier signé)

Monitoring and progress control, including reporting requirements, periodicity format and deadline:

• • Suivi du plan de travail hebdomadaire avec production de rapports hebdomadaire selon un canevas précis

Supervisory arrangements:

• • Les Coordonnateurs des Bureaux décentralisés et les Chefs d’Unité

Expected travel:

• •  Des visites de terrain

Required expertise, qualifications and competencies, including language requirements:

Conditions et qualifications :

• • Au minimum Bac+2 en : Gestion de Projet, sciences sociales, Santé de la Reproduction, Santé des Adolescents et Jeunes, Genre/VBG, Population et Développement, Communication, Ressources Humaines, Finance, Transit Douane/logistique/Achat ou dans tout autre domaine en lien avec le mandat de UNFPA ;
  • Maîtrise du Français oral et écrit ;
  • Connaissance de l’Anglais écrit et parlé (est un atout) ;
  • Compétence dans des applications courantes de logiciel de bureau et des systèmes informatiques de gestion : Excel, Word, PowerPoint etc. ;

Inputs / services to be provided by UNFPA or implementing partner (e.g support services, office space, equipment), if applicable:

• • Un encadrement selon un plan de renforcement de capacités élaboré à cet effet ;
  • Des sites de formation et la connexion internet seront mis à leur disposition pour des formations en ligne ;

Dossier de candidature

Le dossier de candidature doit nécessairement inclure les éléments suivants :

• Lettre de motivation signée adressée à la Représentante de l’UNFPA ;
• Curriculum vitae signé ;
• Formulaire P.11 (Notice Personnelle des Nations Unies) dûment complété et signé.
• Copies des diplômes légalisés

Dépôt dossiers

Les dossiers de candidature doivent être envoyés à l’adresse : civ-recruitment@unfpa.org au plus tard le 22 mars 2024 avec mention :

« Avis 2024-004 de Recrutement de stagiaire (préciser la thématique) :

NB :

• 1 candidat ne peut postuler au maximum à 2 thématiques 
• Seuls les candidats retenus seront contactés
• Les dossiers incomplets qui ne porteront pas de mention spécifique ne seront pas considérés

Signature of Requesting Officer in Hiring Office:

Date: