Sélection d’une agence de communication pour la production d’un guide de présentation de bonnes pratiques à destination des partenaires de l’UNFPA

Date : 09 juin 2020

DEMANDE DE COTATION

RFQ Nº UNFPA/CIV/RFQ/083/2020

Madame, Monsieur,

L’UNFPA sollicite par la présente la sélection d’une agence de communication pour la production d’un guide de présentation de bonnes pratiques à destination des partenaires de l’UNFPA selon les termes de référence ci-après :

1. Contexte

L’UNFPA est l’agence des Nations Unies en charge des questions de santé sexuelle et reproductive. La vision de l’organisation d’ici 2030 s’articule autour de trois résultats transformateurs : i) zéro décès maternel évitable, ii) zéro besoin non satisfait en planification familiale iii) zéro violence basée sur le genre et pratiques néfastes.

Dans le cadre de son 7^e programme de coopération avec la Côte d’Ivoire (CP7), l’UNFPA apporte son assistance au Gouvernement pour l’atteinte du dividende démographique grâce à la mise en œuvre de stratégies novatrices visant la réduction de la mortalité maternelle, l’amélioration de l’autonomisation de la femme et le développement du potentiel des jeunes. Le CP7 s’articule autour de cinq (5) domaines clés : santé maternelle, planification familiale, mobilisation communautaire, santé de la reproduction des adolescents et des jeunes, genre et lutte contre les VBG.

En Côte d’Ivoire, malgré les défis de réduction de la mortalité maternelle, les résultats à mi-parcours sont encourageants et indiquent que (i) 1900 décès maternels ont été évités  grâce à l’amélioration de l’offre de soins obstétricaux et néonataux d’urgence (SONU), l’utilisation de la planification familiale (UNFPA est le principal pourvoyeur de produits contraceptifs) (ii) 440 000 grossesses non désirées ont été évitées de même que 157 000 avortements évités (iii) 329 femmes porteuses de fistules ont été opérées gratuitement avec un taux de succès de 77% (iv) 41 plates formes de lutte contre les VBG renforcées et équipées sont fonctionnelles  (v)  3,7 millions d’élèves des cycles d’éducation primaire et secondaire soit 53,19% de l’effectif national ont reçu les quatre cours d’éducation sexuelle complète et entre 2014-2018, on a une réduction de 34% des grossesses en milieu scolaire (vi) mise en œuvre du Projet régional d’autonomisation de la femme et le dividende démographique (SWEDD) (vii) mobilisation des ressources et  assistance technique pour la mise en œuvre du 5ème recensement General de la population.

Pour atteindre ses résultats, l’UNFPA travaille avec des partenaires tels que :

• Le Canada : Droit à l’éducation inclusive et maintien des filles à l’école
• La KOICA : réduction de la fistule obstétricale
•  Banque mondiale : RGPH (Recensement de la Population, le SWEDD (Autonomisation de la femme et de la fille et dividende démographique), le Projet Spark (Réduction de la mortalité maternelle)
• La BAD : Appui au Recensement de la Population
• MUSKOKA : Fonds Français en faveur de la Santé de la Reproduction des jeunes
• Le Fonds pour la Consolidation de la Paix (Peacebuilding Fund)

L’organisation entend étendre ses partenariats, notamment avec le secteur privé, d’autres donateurs des pays et des organisations multilatérales. A cet effet, l’UNFPA lance un appel à candidature pour la conception et l’impression d’un guide de bonnes pratiques à destination des partenaires. Ce guide mettra en avant les initiatives phares de l’organisation tels que l’Ecole des Maris, le Maintien des filles à l’Ecole, les Plateformes VBG, le SWEDD, le Réseau de maternité d’excellence SONU et l’innovation dans les programmes de l’UNFPA.

II- Objectifs

La guide a pour objectifs de :

1. Promouvoir les interventions et les bonnes pratiques de l’UNFPA ;
2. Mettre en avant les partenaires avec lesquels l’UNFPA est en collaboration ;
3. Inviter d’autres partenaires à développer des partenariats innovants avec l’UNFPA ;

III - Livrables

A l’issue de l’activité, le résultat suivant est attendu :

• Le guide de bonnes pratiques à destination des partenaires est produit et disponible en Français et en anglais ;

IV- Coordination

L’agence de communication travaillera sous la supervision de l’UNFPA. L’UNFPA fournira à la structure toute la documentation utile pour permettre au prestataire de bien remplir sa mission.

V -Taches attendues du prestataire

• Conception du format du guide de bonnes pratiques
• Rédaction du contenu du guide
• Traduction du guide
• Impression du guide de 10 pages en 100 exemplaires français et en 100 exemplaires en anglais

VI- Qualifications

     Les qualifications suivantes sont requises : 

• Justifier d’une expérience d’au moins 3 ans dans le domaine de l'infographie et de la rédaction de contenu pour des projets de communication ;

•  Avoir des expériences similaires dans la conception et l'impression de supports (documents, guides, présentation, dépliants, factsheet....) de capitalisation, de promotion et de plaidoyer, notamment dans les organisations internationales ;
• Justifier de capacités techniques, matérielles et humaines pour mettre en œuvre les prestations demandées au cours de la période du projet ;
• Avoir développer un projet d'infographie sur  les thématiques liées la santé de la reproduction, la Population et le développement et du genre serait un atout.

VII- Durée de la prestation

L’activité va se dérouler sur 12 jours répartis comme suit :

VIII- Soumission de candidature

Une offre technique et financière devra être adressée à l’adresse email suivante : civ-bid-receiver@unfpa.org

L’offre technique devra prend en compte les points suivants :

• Une proposition de format du guide
• La justification d’une expérience d’au moins 3 ans dans le domaine de l'inforgraphie et de la rédaction de contenu pour les projets de communication
• Des expériences similaires dans la conception et l'impression de supports (documents, guides présentatio, dépliants, factsheet...) de capitalisation, de promotion et de plaidoyer, notammet dans les organisations internationales; 
• Des expériences dans la production de guides sur les thématiques liées à la reproduction, Population et développement et du genre
• Des preuves de capacités matérielles/humaines
• Des preuves de capacité de langue française et en langue anglaise

IX- Mécanisme de suivi

Les produits seront mis à la disposition de UNFPA qui procédera à la dissémination aux partenaires d’exécution nationaux, aux partenaires techniques et financiers et aux autres entités de UNFPA (siège, bureaux régionaux, pays) pour large diffusion.

Cette Demande de Cotation est ouverte à toutes les sociétés légalement constituées en mesure de fournir les produits et qui disposent de la capacité juridique pour exercer dans le pays ou par l’intermédiaire d’un représentant agréé.

1. À propos de l’UNFPA

L’UNFPA, le Fonds des Nations Unies pour la Population, est une Agence internationale de développement dont le but est de réaliser un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sans danger, et le potentiel de chaque jeune est accompli.  

L’UNFPA est la principale Agence des Nations Unies qui permet aux femmes et aux jeunes d’avoir une vie sexuelle et reproductive saine. Pour en savoir plus au sujet de l’UNFPA, veuillez visiter : À propos de l’UNFPA.

Objectif :

L’objectif de cette Demande de Cotation est d`identifier un fournisseur en mesure de fournir à l’UNFPA tous les services mentionnés ci-dessus. Le vendeur sélectionné sera tenu de fournir ces services sur la base de bons de commande spécifiques envoyés au vendeur.

2. Questions

Les demandes de clarification doivent être communiquées par écrit au contact ci-dessous :

 La date limite pour envoyer des questions est fixée au plus tard le 17 juin 2020 à 13h. Les réponses aux questions seront communiquées par écrit à toutes les parties le plus rapidement possible après ce délai.

3. Contenu des Cotations

Les Cotations doivent être envoyées en un seul e-mail, si la taille le permet. Les cotations doivent contenir :

1. L’offre technique, conformément aux exigences contenues dans les spécifications, qui doit se conformer à la clause suivante :
   
   • Le soumissionnaire n’est pas obligé de soumissionner pour tous les articles

2. Le devis financier, à envoyer en respectant strictement le formulaire de devis financier.

Les deux parties de la cotation doivent être signées par l’autorité compétente de la société soumissionnaire et envoyées en format PDF.

4. Instructions de soumission

Les offres doivent être préparées conformément aux recommandations présentées dans la section III ci-dessus et envoyées par e-mail accompagnées d’un devis dûment rempli et signé au contact indiqué ci-dessous au plus tard le 23 juin 2020 à 17 heures Abidjan (Côte D’Ivoire).

Veuillez prendre connaissance des instructions suivantes pour les soumissions électroniques :

• La référence suivante doit être incluse dans le champ de l’objet de l’e-mail — RFQ Nº UNFPA/CIV/RFQ/083/2020 – . Les e-mails ne contenant pas l’objet correct pourront ne pas être pris en compte par le fonctionnaire en charge de l’approvisionnement et seront donc ignorés.
• La taille totale de l’e-mail ne doit pas excéder 20 MB (y compris le corps de l’e-mail, les pièces jointes et les en-têtes). Si les détails techniques sont inclus dans des fichiers électroniques de grande taille, il est recommandé de les envoyer séparément avant la date de clôture. 

5. Vue d’ensemble du processus d’évaluation

Les Offres seront évaluées sur la base de la conformité de l’offre technique et du coût total des biens (devis financier).

L’évaluation sera réalisée au moyen d’un processus en deux étapes par une commission d’évaluation ad hoc. La conformité des offres techniques sera évaluée avant la comparaison des devis financiers.

6. Attribution

L’UNFPA attribuera un bon de commande au soumissionnaire le moins-disant dont l’offre a été jugée substantiellement conforme aux documents d’appel d’offres.

7. Droit de l’UNFPA de modifier les quantités au moment de l’attribution du marché

L’UNFPA se réserve le droit, au moment d’attribuer le marché, d’augmenter ou de réduire jusqu’à 20 % les quantités de biens spécifiées dans cette Demande de Cotation, sans aucune modification du prix à l’unité ou des conditions générales.

8. Conditions de paiement

Les conditions de paiement de l’UNFPA sont fixées à 30 jours nets à la réception des documents d’expédition, de la facture et de toute autre documentation requise par le contrat.

9. Fraude et corruption

L’UNFPA s’engage à prévenir, identifier et traiter tout acte de fraude à son encontre et à l’encontre des tierces parties impliquées dans ses activités. La politique de l’UNFPA en matière de fraude et de corruption est disponible ici : Politique contre la fraude. La soumission de toute offre implique que le soumissionnaire a pris connaissance de ladite politique.

Les fournisseurs, ainsi que leurs filiales, représentants, intermédiaires et mandants devront coopérer, lorsque la demande leur en est faite, avec le Bureau de l’audit et des investigations de l’UNFPA, avec toute entité de contrôle mandatée par le Directeur exécutif de l’UNFPA et avec le conseiller en déontologie de l’UNFPA. Cette coopération peut prendre les formes suivantes, mais sans s’y restreindre : accès à tous les employés, représentants, agents, cessionnaires du vendeur ; mise à disposition de tous les documents nécessaires, y compris la comptabilité. Toute non-coopération dans les investigations menées, constitue une raison suffisante pour que l’UNFPA résilie l`accord et pour retirer le fournisseur de la liste des fournisseurs agréés auprès de l’UNFPA.

Les soumissionnaires peuvent accéder à une ligne anti-fraude confidentielle pour dénoncer les activités frauduleuses à l’adresse suivante : Ligne anti-fraude de l’UNFPA.

10. Politique de tolérance zéro

L’UNFPA applique une politique de tolérance zéro concernant les cadeaux et l’hospitalité. Il est donc demandé aux fournisseurs de ne pas envoyer de cadeaux ou de proposer l’hospitalité au personnel de l’UNFPA. De plus amples détails concernant cette politique sont disponibles à l’adresse suivante : Politique de tolérance zéro.

11. Contestation de la RFQ

Si un soumissionnaire pense avoir été traité injustement lors de la sollicitation ou de l’adjudication, il peut envoyer une réclamation directement au Chef de la Division des services d’approvisionnement (procurement@unfpa.org).

Les soumissionnaires qui estiment avoir été traités injustement ou inéquitablement dans le cadre de l’appel d’offres, de l’évaluation ou de l’adjudication d’un contrat pourront envoyer une réclamation au chef de l’unité concernée de l’UNFPA : Caspar Peek , Représentant] à l’adresse suivante peek@unfpa.org  Si le fournisseur n’est pas satisfait de la réponse fournie par le chef de l’unité concernée, il peut contacter le Chef de la Division des services d’approvisionnement à l’adresse procurement@unfpa.org.

12. Avertissement

Si un des liens contenus dans ce document est indisponible ou inaccessible pour quelque raison que ce soit, les soumissionnaires peuvent contacter le fonctionnaire en charge de l’approvisionnement pour demander ces documents en format PDF.

BORDEREAU DE PRIX

Exemple de bordereau des prix 

Je certifie par la présente que la société mentionnée ci-dessus, au nom de laquelle je suis dûment autorisé à signer, a examiné la Demande de Cotation UNFPA/CIV/RFQ/083/2020, y compris l’ensemble des annexes, des amendements au document (le cas échéant) et des réponses fournies par l’UNFPA aux questions de clarification des prestataires potentiels. De plus, la société accepte les Conditions générales de l’UNFPA applicables aux contrats, et respectera ce devis jusqu’à son expiration.

Annexe I :

Conditions générales applicables aux contrats :

Contrats visés par la clause de minimis

Cette Demande de devis est soumise aux Conditions générales de l’UNFPA applicables aux contrats visés par la clause de minimis, disponible en anglais, espagnol et français.