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Sélection d’une agence de communication pour la couverture photo et vidéo d’activités de l’UNFPA

Date : 09 juin 2020

DEMANDE DE COTATION

RFQ Nº UNFPA/CIV/RFQ/085/2020

Madame, Monsieur,

 

L’UNFPA sollicite par la présente la sélection d’une agence de communication pour la couverture photo et vidéo d’activités de l’UNFPA selon les termes de référence ci-après :

 

I - CONTEXTE

L’UNFPA est l’agence des Nations Unies en charge des questions de santé sexuelle et reproductive. La vision de l’organisation d’ici 2030 s’articule autour de trois résultats transformateurs : i) zéro décès maternel évitable, ii) zéro besoin non satisfait en planification familiale iii) zéro violence basée sur le genre et pratiques néfastes.

 

Dans le cadre de son 7e programme de coopération avec la Côte d’Ivoire (CP7), l’UNFPA apporte son assistance au Gouvernement pour l’atteinte du dividende démographique grâce à la mise en œuvre de stratégies novatrices visant la réduction de la mortalité maternelle, l’amélioration de l’autonomisation de la femme et le développement du potentiel des jeunes. Le CP7 s’articule autour de cinq (5) domaines clés : santé maternelle, planification familiale, mobilisation communautaire, santé de la reproduction des adolescents et des jeunes, genre et lutte contre les VBG.

 

En Côte d’Ivoire, malgré les défis de réduction de la mortalité maternelle, les résultats à mi-parcours sont encourageants et indiquent que (i) 1900 décès maternels ont été évités  grâce à l’amélioration de l’offre de soins obstétricaux et néonataux d’urgence (SONU), l’utilisation de la planification familiale (UNFPA est le principal pourvoyeur de produits contraceptifs) (ii) 440 000 grossesses non désirées ont été évitées de même que 157 000 avortements évités (iii) 329 femmes porteuses de fistules ont été opérées gratuitement avec un taux de succès de 77% (iv) 62 plates formes de lutte contre les VBG renforcées et équipées sont fonctionnelles  (v)  3,7 millions d’élèves des cycles d’éducation primaire et secondaire soit 53,19% de l’effectif national ont reçu les quatre cours d’éducation sexuelle complète et entre 2014-2018, on a une réduction de 34% des grossesses en milieu scolaire (vi) mise en œuvre du Projet régional d’autonomisation de la femme et le dividende démographique (SWEDD) (vii) mobilisation des ressources et  assistance technique pour la mise en œuvre du 5ème recensement General de la population.

Ainsi, une série de 10 reportages vidéos autour des interventions va être organisé afin d’assurer une meilleure visibilité des activités et promouvoir les acquis de l’UNFPA.

 

II - OBJECTIFS

Les reportages vidéos ont pour objectifs de :

  1. Promouvoir les bonnes pratiques de l’UNFPA ;
  2. Informer les parties prenantes et les bénéficiaires sur les initiatives de l’UNFPA ;
  3. Avoir une base de données audiovisuelles des interventions pour les canaux digitaux de l’organisation.

 

III- METHODOLOGIE

Une agence de communication sera recrutée pour le reportage photo et vidéo. Elle sera chargée d’assurer la couverture photo et vidéo, de développer un script, réaliser l’interview des parties prenantes, faire le montage et envoyer le reportage à l’équipe communication de l’UNFPA pour diffusion.

 

IV RESULTATS ATTENDUS

A l’issue du reportage, les résultats suivants sont attendus :

  1. 10 reportages vidéos de 3 minutes chacune produits et disponibles ;
  2. Une photothèque pour chaque activité

 

V ACTIVITES

 

Couverture photo et vidéo de 10 activités de l’UNFPA

VI Coordination

 

L’agence de communication travaillera sous la supervision de l’UNFPA. L’UNFPA fournira à la structure toute la documentation utile pour permettre au prestataire de bien remplir sa mission.

 

VII QUALIFICATIONS

 

     Les qualifications suivantes sont requises : 

  • Justifier d’une expérience d’au moins 3 ans dans le domaine de la réalisation et production audiovisuelle ;
  •  Avoir des expériences similaires dans la production de vidéos interactives de capitalisation, de promotion et de plaidoyer ;
  • Justifier de capacités techniques, matérielles et humaines pour mettre en œuvre les prestations demandées au cours de la période du projet ;
  • Une connaissance des thématiques sur la santé de la reproduction, la Population et le développement et du genre serait un atout.

VIII DUREE DE LA PRESTATION

 

  1. Durée de chaque prestation :

                2 jours répartis comme suit :

 

Activités

Jour

Proposition et validation du synopsis

          Jour  1

Reportage photo et vidéo

                        Jour 1 

Montage et présentation de la première version à l’UNFPA pour commentaires

Jour 2

Validation de la version finale du reportage et dissémination

        Jour  02

 

IX SOUMISSION DE CANDIDATURE

 

  1. Soumission de candidature

Une offre technique et financière devra être adressée à l’adresse suivante : civ-bid-receiver@unfpa.org

 

L’offre technique devra prend en compte les points suivants :

  • Une proposition de synopsis
  • La justification d’une expérience d’au moins 3 ans dans le domaine de la réalisation et production audiovisuelle
  • Des expériences similaires dans la production de reportage photos et vidéos de promotion et de capitalisation
  • Des preuves de capacités matérielles/humaines

 

X MECANISME DE SUIVI

 

Les produits seront mis à la disposition de UNFPA qui procédera à la dissémination dans ces canaux.

 

Cette Demande de Cotation est ouverte à toutes les sociétés légalement constituées en mesure de fournir les produits et qui disposent de la capacité juridique pour exercer dans le pays ou par l’intermédiaire d’un représentant agréé.

  1. À propos de l’UNFPA

L’UNFPA, le Fonds des Nations Unies pour la Population, est une Agence internationale de développement dont le but est de réaliser un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sans danger, et le potentiel de chaque jeune est accompli.  

L’UNFPA est la principale Agence des Nations Unies qui permet aux femmes et aux jeunes d’avoir une vie sexuelle et reproductive saine. Pour en savoir plus au sujet de l’UNFPA, veuillez visiter : À propos de l’UNFPA.

 

Objectif :

 

L’objectif de cette Demande de Cotation est d`identifier un fournisseur en mesure de fournir à l’UNFPA tous les services mentionnés ci-dessus. Le vendeur sélectionné sera tenu de fournir ces services sur la base de bons de commande spécifiques envoyés au vendeur.

  1. Questions

Les demandes de clarification doivent être communiquées par écrit au contact ci-dessous :

 

Nom du contact de l’UNFPA :

Blabou Gertrude/Iris Foba

No. de tél. :

+ 225 08080908/08302877

No. de fax :

+225 20 25 52 22

Adresse e-mail du contact :

blabou@unfpa.org/foba@unfpa.org

 

 La date limite pour envoyer des questions est fixée au plus tard le 17 juin 2020 à 13h. Les réponses aux questions seront communiquées par écrit à toutes les parties le plus rapidement possible après ce délai.

 

  1. Contenu des Cotations

Les Cotations doivent être envoyées en un seul e-mail, si la taille le permet. Les cotations doivent contenir :

 

  1. L’offre technique, conformément aux exigences contenues dans les spécifications, qui doit se conformer à la clause suivante :
    • Le soumissionnaire n’est pas obligé de soumissionner pour tous les articles

 

  1. Le devis financier, à envoyer en respectant strictement le formulaire de devis financier.

 

Les deux parties de la cotation doivent être signées par l’autorité compétente de la société soumissionnaire et envoyées en format PDF.

 

  1. Instructions de soumission

Les offres doivent être préparées conformément aux recommandations présentées dans la section III ci-dessus et envoyées par e-mail accompagnées d’un devis dûment rempli et signé au contact indiqué ci-dessous au plus tard le 23 juin 2020 à 17 heures Abidjan (Côte D’Ivoire).

 

Nom du contact de l’UNFPA :

UNFPA CI

Adresse e-mail du contact :

civ-bid-receiver@unfpa.org   

 

Veuillez prendre connaissance des instructions suivantes pour les soumissions électroniques :

  • La référence suivante doit être incluse dans le champ de l’objet de l’e-mail — RFQ Nº UNFPA/CIV/RFQ/085/2020 – . Les e-mails ne contenant pas l’objet correct pourront ne pas être pris en compte par le fonctionnaire en charge de l’approvisionnement et seront donc ignorés.
  • La taille totale de l’e-mail ne doit pas excéder 20 MB (y compris le corps de l’e-mail, les pièces jointes et les en-têtes). Si les détails techniques sont inclus dans des fichiers électroniques de grande taille, il est recommandé de les envoyer séparément avant la date de clôture. 
  1. Vue d’ensemble du processus d’évaluation

Les Offres seront évaluées sur la base de la conformité de l’offre technique et du coût total des biens (devis financier).

 

L’évaluation sera réalisée au moyen d’un processus en deux étapes par une commission d’évaluation ad hoc. La conformité des offres techniques sera évaluée avant la comparaison des devis financiers.

  1. Attribution

L’UNFPA attribuera un bon de commande au soumissionnaire le moins-disant dont l’offre a été jugée substantiellement conforme aux documents d’appel d’offres.

 

  1. Droit de l’UNFPA de modifier les quantités au moment de l’attribution du marché

L’UNFPA se réserve le droit, au moment d’attribuer le marché, d’augmenter ou de réduire jusqu’à 20 % les quantités de biens spécifiées dans cette Demande de Cotation, sans aucune modification du prix à l’unité ou des conditions générales.

  1. Conditions de paiement

Les conditions de paiement de l’UNFPA sont fixées à 30 jours nets à la réception des documents d’expédition, de la facture et de toute autre documentation requise par le contrat.

  1. Fraude et corruption

L’UNFPA s’engage à prévenir, identifier et traiter tout acte de fraude à son encontre et à l’encontre des tierces parties impliquées dans ses activités. La politique de l’UNFPA en matière de fraude et de corruption est disponible ici : Politique contre la fraude. La soumission de toute offre implique que le soumissionnaire a pris connaissance de ladite politique.

Les fournisseurs, ainsi que leurs filiales, représentants, intermédiaires et mandants devront coopérer, lorsque la demande leur en est faite, avec le Bureau de l’audit et des investigations de l’UNFPA, avec toute entité de contrôle mandatée par le Directeur exécutif de l’UNFPA et avec le conseiller en déontologie de l’UNFPA. Cette coopération peut prendre les formes suivantes, mais sans s’y restreindre : accès à tous les employés, représentants, agents, cessionnaires du vendeur ; mise à disposition de tous les documents nécessaires, y compris la comptabilité. Toute non-coopération dans les investigations menées, constitue une raison suffisante pour que l’UNFPA résilie l`accord et pour retirer le fournisseur de la liste des fournisseurs agréés auprès de l’UNFPA.

 

Les soumissionnaires peuvent accéder à une ligne anti-fraude confidentielle pour dénoncer les activités frauduleuses à l’adresse suivante : Ligne anti-fraude de l’UNFPA.

  1. Politique de tolérance zéro

L’UNFPA applique une politique de tolérance zéro concernant les cadeaux et l’hospitalité. Il est donc demandé aux fournisseurs de ne pas envoyer de cadeaux ou de proposer l’hospitalité au personnel de l’UNFPA. De plus amples détails concernant cette politique sont disponibles à l’adresse suivante : Politique de tolérance zéro.

  1. Contestation de la RFQ

Si un soumissionnaire pense avoir été traité injustement lors de la sollicitation ou de l’adjudication, il peut envoyer une réclamation directement au Chef de la Division des services d’approvisionnement (procurement@unfpa.org).

Les soumissionnaires qui estiment avoir été traités injustement ou inéquitablement dans le cadre de l’appel d’offres, de l’évaluation ou de l’adjudication d’un contrat pourront envoyer une réclamation au chef de l’unité concernée de l’UNFPA : Caspar Peek , Représentant] à l’adresse suivante peek@unfpa.org  Si le fournisseur n’est pas satisfait de la réponse fournie par le chef de l’unité concernée, il peut contacter le Chef de la Division des services d’approvisionnement à l’adresse procurement@unfpa.org.

  1. Avertissement

Si un des liens contenus dans ce document est indisponible ou inaccessible pour quelque raison que ce soit, les soumissionnaires peuvent contacter le fonctionnaire en charge de l’approvisionnement pour demander ces documents en format PDF.

 

BORDEREAU DE PRIX

 

Nom du Soumissionnaire :

 

Date de la cotation :

Cliquez ici pour indiquer une date.

Numéro de la demande de cotation :

UNFPA/CIV/RFQ/085/2020

Devise de la cotation :

XOF

Durée de validité de la cotation :

(la cotation doit être valide pour une période d’au moins trois mois après la date de clôture de la soumission)

 

 

Exemple de bordereau des prix 

 

Bordereau de prix

Article

Nom et description du produit

UdM

Prix à l’unité

Nombre d’unités

Total

(USD)

1

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

4

 

 

 

 

 

TOTAL

 

 

 
 

Commentaires du vendeur:

 

 

 

 

 

Je certifie par la présente que la société mentionnée ci-dessus, au nom de laquelle je suis dûment autorisé à signer, a examiné la Demande de Cotation UNFPA/CIV/RFQ/085/2020, y compris l’ensemble des annexes, des amendements au document (le cas échéant) et des réponses fournies par l’UNFPA aux questions de clarification des prestataires potentiels. De plus, la société accepte les Conditions générales de l’UNFPA applicables aux contrats, et respectera ce devis jusqu’à son expiration.

 

 

 

Cliquez ici pour indiquer une date.

 

Nom et titre

Date et lieu

 

 

Annexe I :

Conditions générales applicables aux contrats :

Contrats visés par la clause de minimis

 

 

Cette Demande de devis est soumise aux Conditions générales de l’UNFPA applicables aux contrats visés par la clause de minimis, disponible en anglais, espagnol et français.